Hoe print je gemakkelijk etiketten?

Het gebruik en de meerwaarde van etiketten is vaak een ondergeschoven onderwerp als het gaat om verzendverpakkingen. Toch kan de keuze voor het juiste etiket en de juiste methode om de verzendetiketten uiteindelijk veel tijd en geld besparen en je verzendproces zo efficiënt mogelijk maken.

Bij het kiezen voor het juiste etiket is het belangrijk om vooraf een aantal dingen in kaart te brengen:

Bij het starten van een webshop verzend je misschien niet direct veel pakketten maar dit kan snel oplopen. Het is daarom zinvol om je in de opstarttijd al te verdiepen in een systeem dat voor zowel kleine als grote aantallen pakketten goed en vooral zonder al teveel inspanning werkt. Wanneer je dit systeem alvast eigen maakt heb je hier in een drukke periode voordeel van. Het kan een risico zijn om hier direct in te investeren maar de machines zijn goed tweedehands verkoopbaar mocht het systeem toch geen passende oplossing voor je webshop vormen.

De grootte van het etiket hangt af van de gegevens die hierop verwerkt moeten worden. Verstuur je pakketten die je op het postkantoor nog laat frankeren of maak je gebruik van verzendetiketten van een vervoerder? Het systeem dat je gebruikt hangt tevens af van de gegevens die op het etiket moeten. Voor zendingen die alleen adresgegevens bevatten zijn andere verzendlabels te gebruiken dan zendingen waarbij het verzendlabel een barcode bevat.

Het is handig wanneer het verzendlabel zelfklevend is, dit zorgt ervoor dat het etiket niet nog afzonderlijk vast gemaakt hoeft te worden met behulp van lijm of tape.  Er is tevens een belangrijk verschil te benoemen in het gebruik van een printer of een gespecialiseerde labelprinter. Voor een printer zijn cartridges of toners nodig die in verschillende verhoudingen inkt verbruiken waardoor (een van) je cartridge(s) op ongewenste momenten leeg kan zijn. Daarnaast moeten de cartridges steeds afzonderlijk worden aangekocht. In een printer moeten daarnaast grote vellen waardoor je hogere kosten hebt mocht je de vellen niet volledig kunnen gebruiken. Wanneer je slechts één of twee verzendlabels moet printen gebruik je toch een volledig vel, waardoor de resterende etiketten verspild worden.

Een gespecialiseerde labelprinter print de verzendlabels door middel van thermisch printen waardoor het gebruik van een cartridge niet van toepassing is. Het probleem van een lege cartridge of toner is dus verleden tijd door het thermisch printen. De verzendlabels worden per stuk geprint waardoor je geen onnodig papier verspilt.

Wanneer de barcode voor track & trace direct op het verzendlabel afgedrukt kan worden scheelt dit daarnaast aanzienlijk in tijd om het pakket te frankeren voor verzending.

Naast dat het handmatig verwerken van etiketten een tijdrovende taak is kan het ook snel zorgen voor foutieve verzendlabels wat het logistieke proces niet ten goede komt. Veel platforms bieden een koppeling met een verzendpartij waardoor de adresgegevens van de klant direct gekoppeld worden aan een barcode en bijbehorende track & trace code. Wanneer de klant zelf foutieve gegevens invoert krijg je hier ook direct een melding van.
Het voordeel van deze systemen is dat ze vaak zowel kant en klare PDF-bestanden voor etikettenvellen als PDF-bestanden voor losse etiketten kunnen genereren. Zo weet je zeker dat pakketten foutloos bij de ontvanger aankomen.

Het gebruik van een koppeling met een verzendpartij zorgt er daarnaast voor dat je verzendkosten overzichtelijk blijven, zo hoef je niet steeds afzonderlijk verzendlabels of postzegels aan te schaffen en blijven de verzendkosten centraal in een overzicht. Je betaalt daarnaast per zending en hoeft vooraf geen kosten te maken.

Wanneer je kiest voor het printen op etikettenvellen kan de gebruikte printer voor oneindig veel andere doeleinden gebruikt worden, het blijft mogelijk om naast het afdrukken van verzendlabels de printer tevens te gebruiken voor andere afdrukken. Het kan echter handig zijn om het gebruiksdoel te splitsen zodat je een duidelijk kostenoverzicht krijgt van verzendkosten gerelateerde kosten en afzonderlijke printkosten.

Gebruik je etiketten voor andere doeleinden? Bijvoorbeeld om producten te labelen of om gewone brievenbuspost te versturen? Labelwriters zijn er in verschillende uitvoeringen. Het is daarom raadzaam om vooraf te kijken welke etiketten je mogelijk zal gaan gebruiken en welke machine daar het beste bij past. Het kan ook een optie zijn om twee labelwriters naast elkaar te gebruiken wanneer een desktopprinter niet noodzakelijk is. Het voordeel hiervan is dat beide labelwriters in dezelfde softwaremodule aan te sturen zijn. Bij de afdruk van je etiket bepaal je zelf op welke labelwriter geprint moet worden. Zo maak je gemakkelijk de juiste keuze voor het verzendlabel.

Deskjetprinter
Bij de keuze voor een deskjetprinter is het aan te bevelen om ook de prijzen van de nader aan te schaffen cartridges te bekijken. Daarnaast kan het handig zijn om voor je onderneming te kiezen voor een multifunctionele printer die ook kan scannen en kopiëren.  Bij de desktopprinter kan gebruik gemaakt worden van etikettenvellen die in verschillende uitvoeringen te krijgen zijn.

Dymo labelwriter
Dymo labelwriters zijn handzame, snelle printers die in een oogwenk labels printen voor oneindig veel toepassingen. De allround Dymo 450 (turbo) is een labelprinter die etiketten kan printen voor verschillende doeleinden. De handige software zorgt ervoor dat het etiket er altijd perfect uitziet. De labelwriter Duo combineert het beste van de labelwriter en de labelmanager, deze machine is handig wanneer u ook een fysieke winkel of magazijn heeft en schappen wil labelen. In de labelwriter Twin Turbo kunnen 2 soorten etiketten geplaatst worden, dit is handig wanneer u bijvoorbeeld gebruik maakt van etiketten voor verschillende toepassingen. Zo hoeven de etiketten niet steeds verwisseld te worden. Al deze labelprinters zijn geschikt voor gebruik met de “Dymo Digitale Postzegel” (Dymo 450: 930120 / Dymo 450 turbo: 930121 / Dymo 450 Duo: 930123 / Dymo Twin Turbo: 930122)

Dymo labelwriter XL
De Dymo labelwriter XL kan etiketten op A6 formaat afdrukken. Dit is het formaat dat door veel verzenders gebruikt wordt voor de verzendlabels. Er bestaan diverse koppelingen zoals Post NL waarbij de labels in een kant en klare PDF te downloaden zijn. (Dymo XL:  930132 verzendlabels: art 817419)

Toshiba Tec printer
De Toshiba Tec printers zijn de meest uitgebreide en complete labelprinters op de markt. Een Toshiba Tec printer is een Labelprinter die ingezet wordt in industriele omgevingen of bij bedrijven die grote volumes draaien. De Toshiba Tec printers zijn thermische printers en ze zijn speciaal ontworpen om etiketten, verzendlabels of bonnen te printen. De printers zijn ontworpen om zo efficiënt mogelijk ingezet te worden in magazijnen of warenhuizen. De Toshiba Tec-printers zijn verkrijgbaar in verschillende uitvoeringen, zo zijn er verschillende labelformaten verkrijgbaar. Deze labelformaten zijn interessant voor wanneer er labels nodig zijn voor uiteenlopende producten.

Heb je een goed beeld van de verschillende labelprinters maar wil je toch meer weten over de meest geschikte labelprinter voor jou? Neem even contact met ons op en we helpen je graag verder met het kiezen van een geschikte labelprinter voor jouw situatie!