Beveiliging van je bedrijfsnetwerk heeft vaak hoge prioriteit echter is de beveiliging van bedrijfsprinters (vaak binnen dit netwerk) net zo belangrijk. Via bedrijfsprinters worden dagelijks miljoenen vertrouwelijke documenten geprint en verspreid. Deze bestanden komen voor dat je het weet onder de ogen van verschillende personen. Het is dus belangrijk om de nodige veiligheidsmaatregelen te treffen voordat het te laat is.
Waar printers vroegen enkel in verbinding stonden met één computer zijn printers vandaag de dag meestal opgenomen in een bedrijfsnetwerk. Verschillende gebruikers printen op dezelfde printer. Printers hebben in de loop der jaren ook meer mogelijkheden gekregen zoals gegevens en documenten opslaan en zijn individuele ICT-systemen geworden, met daarbij nieuwe veiligheidsrisico's. Eenmaal toegang tot de printer kan hieruit gevoelige informatie verkregen worden zoals bestanden of gegevens van de gebruikers. Daarnaast kan binnen het netwerk toegang verkregen worden tot andere computers en servers hierin.
Het is gelukkig niet onmogelijk om deze risico's te beperken, er zijn genoeg maatregelen die ervoor zorgen dat de beveiliging van jouw printers maximaal is. Zorg er bij de beveiliging voor dat niet alleen de printer goed beveiliigd is maar ook het netwerk hieromheen. Richt je hierbij ook op de processen en de gebruikers van het systeem. Beveiliging draait om vier aspecten: systeem, toegang, document en beleid.
Wanneer je start met het installeren van bedrijfsprinters begint direct het traject van de beveiliging. Strikte wachtwoordregels en de juiste software en hardware voor beveiliging zijn stap 1. Beperk het aantal applicaties, firmware en het besturingssysteem en verifieer deze. Een harde schijf die data automatisch versleutelt en onleesbaar maakt bij verwijdering uit de printer kan zorgen voor een extra beveiliging. Is de printer aan het einde van zijn levensduur dan is het belangrijk om ook dit proces goed te doorlopen. Alle gegevens moeten verwijderd zijn en de harde schijf dient vernietigd te worden.
Zorg ervoor dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste gegevens en functionaliteiten. Het is extra belangrijk om deze toegang te beheren en goed te bewaken. Om werknemers in te delen kunnen er rollen ingesteld worden op basis van functie en werkzaamheden. Activiteiten op de printer kunnen vervolgend gemonitord worden met logboeken, realtime meldingen en rapportages voor extra transparantie.
De printer krijgt input vanuit diverse kanalen, deze bronnen dienen dus goed beveiligd te worden voor zij informatie naar de printer zenden. Denk hierbij aan computers, e-mails, cloud en USB. Zodra deze op de printer aanwezig zijn dienen deze veilig opgeslagen te worden op de harde schijf van het systeem. Veiligheidsrisico's ontstaan door printen, kopiëren, scannen en faxen. Door medewerkers goede instructies mee te geven voor het optimale gebruik van de functies, bijvoorbeeld door software toe te voegen voor het maken van printopdrachten en scans zorg je ervoor dat documenten veilig verwerkt kunnen worden.
De beveiliging is niet afhankelijk van het aantal printers, of je nu een of honderd printers hebt staan. Iedere printer is essentieel om goed beveiligd te worden, er is maar één printer nodig voor een beveiligingslek. Een eenvoudig en consistent beleid is het belangrijkste. Met een goede managementtool voor printer kan een beleid gemaakt en geimplementeerd worden voor iedere organisatie, groot of klein. Overtredingen dienen te worden gemeld en eventeel automatisch te worden gecorrigeerd. Extra handig is een tool via de cloud, op deze manier kunnen systemen op afstand worden beheerd en bewaakt.
Direct aan de slag? We hebben een aantal praktische tips voor je die we hieronder op een rijtje zetten:
Is de beveiliging binnen jouw organisatie optimaal om zo te zorgen dat informatie uit printers niet in de verkeerde handen terecht komt of denk je dat dit toch nog beter kan? We gaan graag vrijblijvend met je in gesprek.
en kies dan: 
Toevoegen op beginscherm